隨著個人電腦中的檔案越來越多、越來越雜，桌面搜尋引擎也成為十分熱門的桌上型電腦技術之一。自從Google提供免費服務Google Desktop之後，微軟也不得不加強這方面的功能以為因應，其他廠商也紛紛加入戰場。不過功能太強似乎適得其反，Google最新版本的Google Desktop 3 因此引發了新的資安疑慮。
桌面搜尋引擎是一種在個人電腦中查詢資料的程式服務，原本視窗作業系統中就有內建檔案搜尋功能，但較為陽春且效率低。Google Desktop是在這兩年崛起的桌面搜尋引擎，挾著Google在搜尋引擎方面的專業技術，加上可以免費下載使用，短時間之內就進佔了廣大使用者的電腦中。新的搜尋引擎不光是查找檔案名稱、日期而已，還能深入檔案內容比對字串，在檔案新增的時候就會悄悄的幫使用者把檔案建立好搜尋索引，可以大幅減低搜尋時間。
新的Google Desktop 3加入了一個更強的功能：跨電腦分享搜尋索引(Share Across Computers)，這是讓使用者即使在不同的電腦上，還是可以搜尋另一台電腦的紀錄。因此使用者在家中也可以查找辦公室電腦是不是有這個檔案。這項功能雖然強大且方便，但也引發了很大的疑慮：員工會否不小心就把公司資料外洩？
電子前線基金會（Electronic Frontier Foundation；EFF）就在日前公開呼籲民眾把Google Desktop 3的跨電腦分享功能關閉，以免資料外洩。雖然Google Desktop 3預設已經將此項功能關閉，而且就算要開啟，使用者也可以自行決定哪些檔案或資料夾是可以分享的，並不會把整台電腦開放。但在企業中，如果員工沒有危機意識，不把資訊安全當作一回事，而以為資訊安全是資訊人員的工作，那就極有可能造成資料外洩。
針對這些疑問，Google表示將在近日內推出Google Desktop 3企業版，可以讓IT人員管理公司內部的跨電腦分享權限，好解決這項爭議。各種軟體工具確實改善了使用者的工作效率，免費的軟體更是大大受到使用者歡迎，不過使用者仍然要有資訊安全的基本認識和警覺心。
原文發表於華文企管網 2006-02-22
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